El problema

El Centro Educativo en Arte Benito Juárez manejaba sus procesos administrativos de forma fragmentada: registros de estudiantes en hojas de cálculo, boletines impresos manualmente, control de asistencia en papel y sin visibilidad centralizada del desempeño académico. El personal administrativo perdía horas cada semana en tareas que podían automatizarse.

Como profesor de multimedia en la institución, tuve acceso directo a esa fricción operacional. Vi de primera mano cómo la falta de herramientas digitales adecuadas consumía tiempo que debía dedicarse a los estudiantes. Eso fue el punto de partida de Axula.

La solución

Axula es una plataforma web completa de gestión escolar desarrollada con Python y Flask, con base de datos SQLite en modo WAL para operaciones concurrentes, y con inteligencia artificial integrada vía Groq API y LLaMA 3. El sistema cubre el ciclo de vida completo de la gestión escolar dominicana bajo la Ordenanza 04-2023.

Stack tecnológico

Módulos desarrollados

• Autenticación y 8 roles — director, coordinador, docente, orientador, secretaría, padre, estudiante, administrador
• Expediente estudiantil — ficha completa con historial académico y conductual
• Boletín PDF — generación automática con header institucional, notas y evaluación por competencias
• Evaluación por competencias — implementación de la Ordenanza 04-2023 del Ministerio de Educación de RD
• Motor conductual — semáforo VERDE/AMARILLO/ROJO. Score = 40% notas + 35% asistencia + 25% balance de comportamiento
• Asistente IA — responde consultas de padres sobre horarios, pagos e inscripciones, fuera del horario laboral
• 4 portales administrativos — con dashboards específicos por rol
• Generación de reportes — exportación a PDF y Excel para informes institucionales
• Acuerdos de compromiso — generación y firma digital de acuerdos conductuales

Lo que aprendí

Construir Axula desde adentro de la institución — como docente — cambió la forma en que diseñé el sistema. No estaba interpretando un brief: estaba resolviendo mis propios problemas y los de mis colegas. Eso forzó decisiones de UX más honestas. La pantalla de registro de asistencia, por ejemplo, fue rediseñada tres veces hasta que podía completarse en menos de 90 segundos por aula.

También aprendí que la IA no es una función — es una capa. Los módulos de LLaMA 3 funcionan mejor cuando están integrados en flujos existentes que cuando se presentan como herramientas separadas. El asistente de consultas funciona porque aparece en el momento exacto en que el padre necesita una respuesta, no como un chatbot flotante.